Un currículum puede recorrer correo, mensajería, hojas de cálculo y carpetas de varias personas antes de que alguien defina qué información necesita conservar. Ese recorrido merece atención: no basta con que el candidato haya enviado el archivo para utilizarlo de cualquier manera.
Organizar el proceso desde el inicio mejora el seguimiento y ayuda a revisar obligaciones de privacidad.
Define la finalidad antes de pedir información
Describe qué puesto se busca cubrir y qué datos permiten evaluar aspectos pertinentes de la candidatura. Separa la información necesaria para el primer contacto de la que pudiera requerirse después.
Recabar documentos “por si acaso” aumenta la información que debe protegerse. Algunos datos pueden ser sensibles o requerir un tratamiento especial; su necesidad y fundamento deben revisarse antes de solicitarlos.
Explica qué se hará con los datos
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares regula este tratamiento. Su artículo 15 contempla contenidos del aviso de privacidad, entre ellos responsable, datos, finalidades y mecanismos relacionados con los derechos de las personas.
Un aviso copiado de otro negocio puede no describir el proceso real. Debe revisarse junto con la manera en que se reciben, consultan, comparten y conservan los expedientes.
Limita el acceso al equipo que lo necesita
Identifica quién recibe currículums, quién entrevista y quién toma decisiones. No todo participante necesita consultar todos los documentos.
Evita carpetas abiertas y reenvíos sin control. Define un lugar de trabajo, responsables de acceso y un procedimiento para atender errores o solicitudes. Los controles deben corresponder al riesgo y a las herramientas utilizadas.
Revisa la participación de proveedores
Si interviene una plataforma o una empresa de reclutamiento, aclara funciones, instrucciones y condiciones de tratamiento. Compartir datos puede tener implicaciones distintas según la relación y la finalidad.
Pregunta dónde se alojan los expedientes, cómo se protegen y qué ocurre al terminar el servicio. No asumas que contratar una herramienta traslada automáticamente toda responsabilidad a su proveedor.
Distingue el proceso actual de futuras vacantes
Guardar candidaturas para otras oportunidades es una finalidad que debe revisarse y comunicarse conforme al régimen aplicable. También hace falta determinar criterios de conservación y eliminación.
No existe aquí una instrucción de borrar todos los expedientes en un plazo único: pueden intervenir obligaciones o circunstancias particulares. Lo importante es definir y documentar la regla adecuada, en lugar de conservar indefinidamente por inercia.
La Ley Federal del Trabajo también contiene principios de igualdad y no discriminación relevantes para el contexto laboral. La selección debe revisarse con criterios pertinentes al puesto, sin convertir esta guía en una validación de filtros o decisiones.
Para comenzar, dibuja el recorrido del currículum desde su recepción hasta el cierre. Ese mapa permite ubicar datos, responsables y puntos que el despacho debe revisar.
